Follow-up automático no WhatsApp que para quando o lead responde
Monte a cadência uma vez: a ConverZAP envia templates aprovados no ritmo certo, para quando o lead responde ou pede para sair, e registra tudo no funil. Quando o lead volta a falar, o agente de IA ou o seu time assume a conversa.
- Começa sozinho: lista, etapa do funil, etiqueta, segmento ou resposta
- Template aprovado fora da janela de 24h, no horário que você define
- Para quando o lead responde ou pede para sair
- Cada contato com passo atual, histórico e motivo de encerramento
Dia 0, 10h — negócio entrou em "Proposta enviada". Automação "Follow-up de proposta" iniciada.
Template aprovado enviado pela automação: “Oi, Marina! Aqui é da Escola Exemplo. Enviamos a proposta do curso de inglês. Quer que eu tire alguma dúvida? Responda SAIR se não quiser receber mensagens.”
Aguardando resposta por 2 dias. Sem resposta.
Dia 2 — e-mail com o resumo da proposta enviado.
O que é follow-up automático no WhatsApp?
Follow-up automático no WhatsApp é uma sequência de mensagens que começa sozinha a partir de um evento, como um lead que entrou numa etapa do funil ou recebeu uma etiqueta. Fora da janela de 24 horas, cada envio usa um template aprovado pela Meta. A sequência segue esperas definidas e para quando o lead responde ou pede para sair.
Follow-up hoje × follow-up com a ConverZAP
| Antes | Com a ConverZAP |
|---|---|
| O vendedor lembra do lead dias depois, ou nunca. | A cadência começa sozinha quando o negócio entra na etapa. |
| Cada vendedor faz follow-up de um jeito. | Todo lead da etapa recebe a mesma sequência, com o mesmo tom. |
| Mensagem livre fora da janela de 24h é recusada pela API. | Fora da janela, o passo de WhatsApp só usa template aprovado. |
| O lead responde e ainda recebe o lembrete seguinte. | A jornada para na resposta e a conversa vai para o agente ou o time. |
| Quem pediu para sair continua recebendo mensagem. | O pedido de saída encerra a jornada e bloqueia novos envios. |
| Ninguém sabe quem recebeu o quê nem por que parou. | Cada execução mostra passo atual, origem, resposta e motivo do fim. |
Como funciona
A janela de 24 horas abre quando o lead escreve para você. Com ela aberta, vale mensagem livre: quem responde é o atendente, na caixa de Conversas, ou o agente de IA ligado ao número.
Com a janela fechada, a empresa só pode chamar o lead com template aprovado. Por isso todo passo de WhatsApp da automação usa template aprovado, e a jornada só lista os que a Meta já aprovou.
Na prática: se o lead respondeu, a janela abriu e a jornada para (com a opção "Parar quando o contato responder" ligada). Se não respondeu, a espera termina e o próximo template sai no horário de envio permitido.
Exemplo de cadência (fictício): proposta enviada
Exemplo ilustrativo para mostrar como os passos se combinam. Não é recomendação de intervalo nem resultado medido. Ajuste ao seu ciclo de venda.
| Quando | Passo na ConverZAP | Canal | Se o lead responder |
|---|---|---|---|
| Dia 0 | Negócio entra em "Proposta enviada" (gatilho) | — | — |
| Dia 0, no horário de envio | Enviar WhatsApp: template "proposta enviada" com o nome do lead | WhatsApp (template) | Jornada para; a conversa segue com o vendedor ou o agente |
| Dia 0 a 2 | Aguardar resposta por 2 dias | — | Encerrar a jornada |
| Dia 2 | Enviar e-mail: resumo da proposta com link de descadastro | Jornada para | |
| Dia 5 | Esperar 3 dias e enviar WhatsApp: template "dúvidas sobre a proposta" | WhatsApp (template) | Jornada para |
| Dia 5 a 9 | Aguardar resposta por 4 dias | — | Encerrar a jornada |
| Dia 9 | Mover para "Sem retorno" e adicionar a tag "follow-up-concluido" | Funil e tag | — |
Funcionalidades
Gatilhos: quando o follow-up começa
Negócio entrou numa etapa do funil
O follow-up nasce do seu processo de vendas, não da memória do vendedor.
Escolha a etapa (ex.: "Proposta enviada"). Vale para negócio criado nela ou movido para ela, à mão, pelo agente ou por outra automação.
Entrou numa lista ou segmento
Leads importados, de formulário ou de um perfil específico entram na cadência certa.
O gatilho de lista dispara na entrada. O de segmento é avaliado a cada 10 minutos. Ao ativar, você decide se inclui quem já está lá.
Recebeu uma etiqueta
Uma tag vira o sinal para começar uma sequência específica.
A etiqueta pode ser aplicada à mão, na importação, pelo agente de IA ou por outra automação.
Respondeu no WhatsApp ou inscrição manual
Reaja a quem voltou a falar ou rode a cadência numa lista pontual.
O gatilho de resposta vem do webhook da API oficial. Na inscrição manual, você escolhe a lista na tela da automação.
Cadência: o que acontece em cada passo
Até 30 passos por jornada
Sequências curtas ou longas, do jeito do seu ciclo de venda.
Combine enviar WhatsApp, enviar e-mail, esperar, aguardar resposta, mover no funil e adicionar tag, na ordem que quiser.
Esperar e aguardar resposta
Intervalos claros entre tentativas, sem cobrar o lead no mesmo dia.
"Esperar" usa dias e horas fixos (até 90 dias). "Aguardar resposta" espera até 30 dias e deixa escolher seguir ou encerrar se respondeu ou não.
Templates com variáveis do contato
Mensagem pessoal sem digitar lead por lead.
As variáveis do template são preenchidas com nome, empresa, cidade, e-mail ou campos personalizados, com texto padrão se o campo estiver vazio.
E-mail na mesma sequência
Mais um canal para quem não responde no WhatsApp.
O passo usa os modelos do módulo E-mail marketing e o seu SMTP. O modelo precisa do link de descadastro.
Horário de envio
Nada de mensagem às 23h ou no domingo.
Defina início, fim e se envia só em dias úteis (horário de Brasília). Fora da janela, o envio espera o próximo horário permitido.
Regras de parada e respeito ao contato
Parar quando o contato responder
O lead que respondeu não recebe mais lembretes automáticos.
Opção ligada por padrão. A resposta chega pelo webhook e a jornada é encerrada com o motivo "Respondeu".
Descadastro por palavra-chave
Quem pede para sair é respeitado em todos os envios.
Mensagens como SAIR, PARAR, STOP ou o botão "Parar promoções" marcam o contato como opt-out e a jornada de WhatsApp é encerrada.
Uma vez por contato
Sem laços nem lead recebendo a mesma sequência duas vezes.
Cada contato passa uma única vez por automação, mesmo que volte a entrar na lista ou na etapa.
Encerrar à mão
O vendedor assumiu ou o negócio fechou? A cadência para na hora.
Na lista de execuções da automação, encerre a execução do contato com um clique.
Acompanhamento no CRM
Execuções por contato
Um sistema para acompanhar os follow-ups de vendas sem planilha.
Cada execução mostra status (em andamento, concluída, encerrada, falhou), passo atual, origem, data da resposta e o registro de cada passo.
Resumo por automação
Veja em segundos se a cadência está funcionando.
Totais de em andamento, concluídas, encerradas, falhas e quantos responderam.
Funil e tags como passos
O resultado do follow-up fica visível no Kanban.
Mova o negócio de etapa ou marque uma tag no meio ou no fim da jornada. Se não houver negócio aberto, ele é criado na etapa escolhida.
Template no histórico da conversa
Quem atende vê o que o lead já recebeu.
Todo template enviado pela automação entra no histórico da caixa de Conversas, marcado como envio automático.
Exemplo de conversa (fictício)
Uma escola de idiomas enviou proposta de matrícula; o negócio entrou em "Proposta enviada" e a automação de follow-up começou.
SistemaDia 0, 10h — negócio entrou em "Proposta enviada". Automação "Follow-up de proposta" iniciada.
SistemaTemplate aprovado enviado pela automação: “Oi, Marina! Aqui é da Escola Exemplo. Enviamos a proposta do curso de inglês. Quer que eu tire alguma dúvida? Responda SAIR se não quiser receber mensagens.”1
SistemaAguardando resposta por 2 dias. Sem resposta.
SistemaDia 2 — e-mail com o resumo da proposta enviado.
SistemaDia 5, 9h — próximo passo: template "dúvidas sobre a proposta".2
SistemaTemplate aprovado enviado pela automação: “Marina, ficou alguma dúvida sobre horários ou valores da proposta? Posso te ajudar por aqui.”
ClienteOi! Tenho sim. Vocês têm turma à noite?
SistemaLead respondeu: janela de 24h aberta. Automação encerrada (motivo: Respondeu).3
Agente de IATemos, sim. Há turmas às terças e quintas à noite. Quer que eu veja com a equipe a melhor opção para o seu nível?4
ClienteQuero. E dá para parcelar?
SistemaAgente transferiu para humano com resumo em nota interna. Conversa em "Aguardando humano".5
AtendenteOi, Marina! Aqui é a Júlia, do comercial. Vi que você quer turma à noite e parcelamento. Vou te mandar as opções agora.
- 1Fora da janela de 24h: o passo de WhatsApp usa template aprovado, com o nome preenchido pela variável.
- 2O envio respeita a janela de envio (dias úteis, 9h às 18h no exemplo).
- 3A resposta abre a janela de 24h e para a jornada. A partir daqui vale mensagem livre.
- 4O agente de IA do número responde com o que está na base de conhecimento.
- 5Preço e condições ficam com o time: o agente transfere com um resumo para o atendente.
Regras de parada: quando o follow-up para
O lead respondeu
Com "Parar quando o contato responder" ligado, a jornada encerra na primeira resposta. Se preferir seguir depois da resposta, desligue a opção e use "Aguardar resposta" para decidir o caminho.
O lead pediu para sair
SAIR, PARAR, STOP, CANCELAR, DESCADASTRAR ou o botão "Parar promoções" registram o opt-out com data e motivo. A jornada de WhatsApp é encerrada e a caixa de Conversas bloqueia novos envios. No e-mail, quem se descadastrou é pulado.
O negócio avançou ou fechou
Quando o vendedor assume ou o negócio é ganho, ele encerra a execução com um clique. Você também pode usar "Aguardar resposta" com "encerrar" e um passo final que move o negócio para a etapa certa.
Limite de tentativas
A jornada termina no último passo que você montou. Você define quantos templates enviar. Poucas tentativas bem espaçadas ajudam a proteger a qualidade do número.
Problema de configuração
Template reprovado, SMTP recusando ou número sem token não queimam o contato: a automação mostra o erro e tenta de novo a cada 30 minutos.
Quem assume depois da resposta
O agente de IA ligado ao número responde com a sua base de conhecimento e transfere para uma pessoa quando o lead pede ou quando a regra manda, com resumo em nota interna. Se um humano responder, o agente pausa.
Regras do WhatsApp que todo follow-up precisa seguir
Janela de 24 horas
Segundo a Meta, a empresa pode mandar mensagem livre até 24 horas depois da última mensagem do cliente. Depois disso, só com template aprovado. Follow-up quase sempre acontece fora da janela.
Templates aprovados
Você cria o template no módulo Templates e envia para aprovação da Meta. As categorias são marketing, utilidade e autenticação. A automação só aceita template com status aprovado. Veja o passo a passo de templates.
Opt-in e descadastro
Mande follow-up só para quem deu permissão para receber mensagens da sua empresa. Deixe claro como sair, por exemplo com um botão "Parar promoções". Entenda o opt-in no WhatsApp.
Qualidade do número
Bloqueios e denúncias de quem não quer receber derrubam a qualidade do número e podem limitar os envios. A tela Saúde do WhatsApp mostra a qualidade e o limite de cada número.
Custos da Meta
A partir de 01/10/2026, a Meta cobra por mensagem entregue, com valor por categoria de template. Consulte a tabela oficial da Meta e estime a sua cadência na calculadora de custo da API.
Na prática, por segmento
Serviços B2B
O negócio entra em "Proposta enviada" e recebe um template no mesmo dia. Sem resposta em 2 dias, vai um e-mail. Sem retorno ao fim da cadência, o negócio passa para "Sem retorno". Saiba mais
Imobiliárias
O lead do formulário do site entra na lista e recebe a sequência de apresentação. Quem responde sai da jornada e vai para o corretor na caixa de Conversas. Saiba mais
Escolas e cursos
Quem recebeu a etiqueta "visita-agendada" ganha um lembrete antes da visita e um follow-up depois, só em horário comercial. Saiba mais
Clínicas
Paciente que pediu orçamento e não agendou entra numa etapa do funil. A cadência envia dois templates espaçados e para quando ele responde para marcar. Saiba mais
E-commerce
Clientes de um segmento sem compra recente recebem uma sequência de reativação com template e e-mail. Quem pede para sair é encerrado na hora. Saiba mais
Cobrança e pagamentos
Contatos com a etiqueta "boleto-pendente" recebem um lembrete com template de utilidade e um segundo aviso dias depois. A resposta vai para o financeiro. Saiba mais
Leads qualificados pela IA
O agente de IA qualifica o lead e move o negócio para "Qualificado". Essa etapa dispara a cadência de follow-up até o vendedor assumir.
Integrações
Funil (CRM da ConverZAP)
Etapas do Kanban disparam jornadas e recebem os negócios movidos por elas. Não precisa de CRM externo.
Caixa de Conversas
Templates enviados entram no histórico. Quando o lead responde, o time assume, e pode adiar a conversa para voltar a ela depois.
Agentes de IA
O agente do número responde quem voltou a falar, aplica etiquetas e move etapas que disparam outras jornadas.
Formulários do site
Um formulário que envia webhook (ex.: Elementor) cria o contato, põe na lista, aplica etiqueta e abre o negócio, e a cadência começa sozinha.
Importação de contatos
Planilhas importadas entram numa lista, que pode ser o gatilho da jornada.
E-mail pelo seu SMTP
O passo de e-mail envia pelo servidor SMTP que você configurar, com rastreio de aberturas, cliques e descadastros.
Follow-up manual × mensagem programada × follow-up automático com regras
| Critério | Follow-up manual | Mensagem programada | Follow-up automático com regras (ConverZAP) |
|---|---|---|---|
| Quando começa | Quando o vendedor lembra | Na data e hora que alguém agendou | Num evento: etapa, lista, etiqueta, segmento ou resposta |
| Janela de 24h | O vendedor precisa saber a regra | Mensagem livre fora da janela é recusada | Template aprovado em todo passo de WhatsApp |
| Se o lead responde | Depende de alguém ver | A próxima mensagem sai mesmo assim | A jornada para e a conversa segue com o agente ou o time |
| Pedido para sair | Anotado (ou esquecido) | Geralmente não é checado | Encerra a jornada e bloqueia novos envios |
| Horário de envio | Quando der | Fixo por mensagem | Janela de envio por automação, com opção de só dias úteis |
| Escala | Limitada ao tempo do time | Uma mensagem por agendamento | Cada contato que entra no gatilho segue a sua própria execução |
| Registro no CRM | Manual | Nenhum | Move etapa, aplica tag e guarda o histórico de cada passo |
| Visão do gestor | Planilha ou nenhuma | Lista de agendamentos | Execuções por contato e resumo por automação |
É para você se…
- Times de vendas que perdem leads no silêncio depois da proposta ou do orçamento
- Empresas que já têm um funil com etapas definidas ou querem começar um
- Quem usa ou quer usar a API oficial do WhatsApp com templates aprovados
- Gestores que precisam ver quem recebeu o quê e por que parou
- Negócios que querem juntar WhatsApp, e-mail e CRM na mesma sequência
Talvez não seja o momento se…
- Disparo para contatos que não deram permissão (opt-in)
- Quem quer mandar mensagem livre fora da janela de 24h: a regra é da Meta e vale para todos
- Quem busca volume sem regra de parada nem controle de qualidade
Em qual plano está
Automações, Funil, Templates, Conversas e Agentes de IA estão em todos os planos: Essencial (R$ 197/mês, 1 número, 1 agente, 3 usuários), Vendas (R$ 497/mês, 3 números, 3 agentes, 10 usuários) e Completo (R$ 997/mês, 5 números, agentes sem limite, 20 usuários). O passo de e-mail usa os modelos do módulo E-mail marketing, incluído no plano Completo, e o seu servidor SMTP. As tarifas das mensagens do WhatsApp são pagas à parte, direto à Meta. Veja os detalhes em Planos.
Comparar planosPerguntas frequentes
É uma sequência de mensagens que começa sozinha a partir de um evento, como um negócio que entrou numa etapa do funil, e segue com esperas definidas por você. Fora da janela de 24 horas, cada envio usa template aprovado pela Meta. A sequência para quando o lead responde ou pede para sair.
Não existe número mágico. Depende do seu ciclo de venda e do valor da oferta. Uma prática comum é poucas tentativas, com intervalos que aumentam, e parar quando não há resposta. Na ConverZAP você define os passos e as esperas, e acompanha pelo resumo quantos responderam.
É o prazo, contado da última mensagem do cliente, em que a empresa pode mandar mensagem livre. Depois dele, só com template aprovado. Por isso os passos de WhatsApp da automação usam sempre template aprovado. Quando o lead responde, a janela abre de novo e o time ou o agente de IA conversa livremente.
Sim, para chamar o lead fora da janela de 24h. Você cria o template no módulo Templates, envia para aprovação da Meta e, depois de aprovado, ele aparece para escolha no passo de WhatsApp. Veja como criar templates.
Sim, se a opção “Parar quando o contato responder” estiver ligada (ela vem ligada). A jornada encerra com o motivo “Respondeu” e a conversa segue com o agente de IA ou com o seu time na caixa de Conversas.
Respondendo SAIR, PARAR, STOP, CANCELAR ou DESCADASTRAR, ou tocando num botão “Parar promoções” do template. O contato fica marcado como opt-out, a jornada de WhatsApp é encerrada e novos envios são bloqueados. No e-mail, o link de descadastro é obrigatório no modelo.
Nenhuma ferramenta elimina esse risco. O que reduz o risco: usar a API oficial, mandar só para quem deu opt-in, usar templates aprovados, respeitar o descadastro, limitar tentativas e enviar em horário comercial. A ConverZAP aplica essas regras e mostra a qualidade do número na tela Saúde do WhatsApp.
Sim. As variáveis do template são preenchidas com nome, empresa, cidade, e-mail ou campos personalizados do contato. Se um campo estiver vazio, você define um texto padrão. Se faltar valor, o passo é pulado e registrado.
Sim. Mensagem programada sai numa data fixa, mesmo que o lead já tenha respondido. Na ConverZAP, a automação envia os templates no ritmo que você definiu e para na resposta. Aí o agente de IA do número conversa com o lead, tira dúvidas, marca etiquetas, move o negócio no funil e transfere para uma pessoa quando precisa.
Sim, a Meta cobra os templates. A partir de 01/10/2026, a cobrança é por mensagem entregue, com valor por categoria; veja a tabela oficial e a calculadora. Não precisa de desenvolvedor: a jornada é montada na tela, escolhendo gatilho, passos e horário.
Material grátis
Kit de Modelos de Mensagem (Templates) para WhatsApp em PDF. Baixar o guia
Base técnica: guia completo da API oficial do WhatsApp.
Para se aprofundar
Automação de Follow-up de Vendas pelo WhatsApp: Templates e IATemplate WhatsApp com Botões: Lembretes, Cobranças e ConfirmaçõesOpt-in no WhatsApp: Como Coletar Consentimento e Cumprir a LGPDReativação de clientes WhatsApp: guia para recuperar vendasWhatsApp Vai Cobrar? Preços da API Oficial do WhatsApp em 2026Outras soluções
Pare de perder lead no silêncio
Monte a cadência, escolha os templates aprovados e defina quando ela para. A ConverZAP faz o follow-up no ritmo certo e entrega a conversa para a IA ou para o seu time quando o lead responde.
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