Sistema de agendamento pelo WhatsApp: a IA vê a agenda e marca na hora
Com o sistema de agendamento pelo WhatsApp da ConverZAP, o agente de IA pega nome e e-mail, consulta os horários livres no Cal.com e marca na própria conversa. Depois, a automação envia a confirmação por template aprovado e a sua equipe assume quando o cliente precisa remarcar.
- Horários livres consultados no Cal.com durante a conversa
- Marcação na hora, com convite por e-mail para o cliente
- Confirmação por template aprovado, disparada pela etiqueta ou etapa
- Remarcação e exceções vão para a equipe, com a conversa inteira
Oi! Vi o anúncio de vocês. Queria marcar uma avaliação.
Oi! Aqui é a Lia, assistente virtual da Clínica Exemplo. Consigo marcar agora. Qual é o seu nome completo?
Paula Mendes
Obrigada, Paula! Qual e-mail recebe o convite da avaliação?
O que é um sistema de agendamento pelo WhatsApp?
Sistema de agendamento pelo WhatsApp é uma ferramenta que marca horários dentro da conversa, sem o cliente sair do app. Na ConverZAP, um agente de IA coleta nome e e-mail, consulta os horários livres no Cal.com, oferece opções e cria o agendamento. Confirmações e lembretes fora da janela de 24 horas usam templates aprovados pela Meta.
Agendamento hoje × agendamento com a ConverZAP
| Antes | Com a ConverZAP |
|---|---|
| O cliente pede horário às 22h e só recebe resposta no dia seguinte. | O agente responde na hora e já oferece os horários livres. |
| A recepção abre a agenda, copia horários e manda um por um. | O agente consulta o Cal.com e envia até 4 opções numa mensagem. |
| Dois clientes ficam com o mesmo horário porque a agenda não foi atualizada. | A marcação é feita direto no Cal.com. Se o horário foi ocupado, o agente oferece outro. |
| Nome e e-mail ficam soltos no histórico do WhatsApp. | Os dados vão para o cadastro do contato, e o negócio vai para a etapa certa do funil. |
| Confirmação depende de alguém lembrar de mandar mensagem. | A etiqueta de agendado dispara a automação com template aprovado. |
| O pedido de remarcação se perde no meio de outras conversas. | A palavra "remarcar" transfere para a equipe e a conversa aparece em "Aguardando humano". |
Como funciona
O agendamento é uma ferramenta do agente de IA. Você conecta o Cal.com em Integrações, liga o agendamento no agente e informa o ID do tipo de evento. Quando o cliente quer marcar, o agente busca os horários livres a partir do dia seguinte e oferece até 4 opções, em dias diferentes quando possível.
Com o horário escolhido, o agente cria o agendamento no Cal.com e o convite segue por e-mail. Se alguém ocupou o horário nesse meio-tempo, o Cal.com recusa e o agente oferece outra opção.
Funcionalidades
Agenda: consulta e marcação no Cal.com
Conexão com o Cal.com
O agente usa a mesma agenda que a sua equipe já mantém.
Cole a chave de API do Cal.com em Configurações → Integrações. No agente, ligue o agendamento e informe o ID do tipo de evento, que aparece na URL do evento no Cal.com.
Horários livres de verdade
O cliente só vê horários que estão disponíveis.
O agente consulta os horários livres a partir do dia seguinte, por até 14 dias à frente, no fuso configurado (padrão: horário de Brasília).
Marcação dentro da conversa
O cliente escolhe e já sai com o horário marcado.
O agente cria o agendamento no Cal.com com nome, e-mail e telefone do cliente, e pode incluir outros participantes por e-mail.
Instruções de agendamento
O agente segue as regras do seu atendimento.
Informe a duração do atendimento e escreva instruções próprias (até 600 caracteres), como "prefira oferecer horários pela manhã" ou "depois de marcar, aplique a etiqueta agendado".
Conversa: o agente que atende e agenda
Modelo pronto de agendamento
Você começa de uma base e ajusta ao seu negócio.
O modelo "Agendamento de horários" já vem com as etapas de dados e horário, as perguntas de nome e e-mail e a ferramenta de agendamento ligada.
Dados no cadastro do contato
A equipe encontra nome e e-mail sem procurar no histórico.
Cada pergunta tem um destino no contato. O e-mail é validado: se vier incompleto, o agente pede de novo.
24 horas ou só no seu horário
Você decide se o agente agenda de madrugada.
Por padrão o agente responde a qualquer hora. Se ligar o horário de funcionamento, fora dele o agente manda uma mensagem de aviso por dia e responde o que ficou quando o horário abre.
Simulador antes de ativar
Teste a conversa sem marcar nada de verdade.
No simulador, o agente consulta os horários reais do Cal.com, mas a marcação é só simulada.
Confirmação e lembretes por automação
Gatilho por etiqueta ou etapa
A confirmação começa sozinha depois do agendamento.
Crie uma automação com gatilho "Recebeu uma etiqueta" ou "Negócio entrou numa etapa do funil". O agente aplica a etiqueta ou move o negócio depois de marcar.
Template aprovado com variáveis
Mensagem pessoal, dentro das regras da Meta.
O passo de WhatsApp só aceita template aprovado. As variáveis vêm do cadastro do contato, e o envio respeita o horário que você definir.
Botões de resposta rápida
O cliente confirma ou pede para remarcar com um toque.
Crie o template com botões de resposta rápida no módulo Templates. O toque chega como resposta na conversa e para a jornada.
Para na resposta ou no pedido de saída
Quem respondeu ou pediu para sair não recebe mais mensagens automáticas.
"Parar quando o contato responder" vem ligado. SAIR, PARAR ou STOP marcam o opt-out e encerram a jornada de WhatsApp.
Equipe, funil e exceções
Etapa "Agendado" no funil
O gestor vê quantos agendamentos saíram do WhatsApp.
Com a ferramenta de funil ligada, o agente cria ou move o negócio do contato para a etapa que você escolher.
Transferência para a equipe
Remarcação, cancelamento e casos fora do padrão ficam com uma pessoa.
Cadastre palavras como "remarcar" e "cancelar". A conversa passa para a equipe e aparece em "Aguardando humano". Nas transferências pedidas pelo agente, vai um resumo em nota interna.
Assumir e devolver ao agente
A equipe entra na conversa sem disputar com a IA.
Clique em "Assumir do agente" ou responda: o agente pausa naquela conversa. Depois, "Devolver ao agente" retoma o atendimento automático.
Lembrete com data exata pela caixa
Véspera de atendimento importante sem depender de memória.
Adie a conversa até a véspera. Quando ela voltar, envie um template aprovado pela caixa de Conversas e preencha a data e a hora nas variáveis.
Exemplo de conversa (fictício)
Uma clínica usa o modelo de agendamento conectado ao Cal.com, com a palavra-chave "remarcar" cadastrada para transferir à recepção.
ClienteOi! Vi o anúncio de vocês. Queria marcar uma avaliação.1
Agente de IAOi! Aqui é a Lia, assistente virtual da Clínica Exemplo. Consigo marcar agora. Qual é o seu nome completo?
ClientePaula Mendes
Agente de IAObrigada, Paula! Qual e-mail recebe o convite da avaliação?
Clientepaula.mendes@exemplo.com
Agente de IATenho estes horários livres: quinta (16/10) às 9h, sexta (17/10) às 10h, segunda (20/10) às 14h30 ou terça (21/10) às 16h. Qual fica melhor?2
Cliente[áudio] Sexta às 10h está ótimo.
Agente de IAPronto, Paula! Avaliação marcada para sexta, 17/10, às 10h. O convite chega no seu e-mail. Qualquer coisa, é só chamar aqui.3
SistemaAgente aplicou a etiqueta "agendado" e moveu o negócio para "Agendado".
SistemaAutomação "Pós-agendamento" iniciada. Template de utilidade enviado: “Oi, Paula! Sua avaliação na Clínica Exemplo está registrada. Data e horário estão no convite enviado por e-mail. Precisa remarcar?” [Está tudo certo] [Preciso remarcar]4
Cliente[botão] Preciso remarcar
SistemaAutomação encerrada (motivo: Respondeu). Palavra-chave "remarcar": conversa transferida para a recepção, em "Aguardando humano".5
AtendenteOi, Paula! Aqui é a Renata, da recepção. Vou ajustar a sua avaliação. Prefere manhã ou tarde na semana que vem?
- 1A conversa veio de um anúncio de clique para o WhatsApp, e a origem aparece na caixa de Conversas. O agente espera alguns segundos para a cliente terminar de digitar.
- 2O agente consultou os horários livres no Cal.com, a partir do dia seguinte, e ofereceu 4 opções em dias diferentes.
- 3O áudio foi transcrito e o agendamento foi criado no Cal.com com nome, e-mail e telefone. Pelas instruções da clínica, o agente aplicou a etiqueta e moveu o negócio no funil.
- 4A etiqueta disparou a automação. O passo de WhatsApp usa template aprovado, com o nome preenchido pela variável e botões de resposta rápida.
- 5A resposta encerrou a automação. Remarcar fica com a equipe: o agente não altera agendamentos já criados.
Controle e limites: o que o agente faz e o que fica com a equipe
Só marca em horário livre
O agente consulta a disponibilidade do Cal.com antes de oferecer e marca direto nele. Se o horário foi ocupado nesse meio-tempo, a marcação é recusada e o agente oferece outro.
Remarcar e cancelar ficam com a equipe
O agente cria agendamentos novos, mas não remarca nem cancela os que já existem. Cadastre "remarcar" e "cancelar" como palavras de transferência: a conversa vai para a equipe, que ajusta no Cal.com e confirma com o cliente.
Quando a IA passa para uma pessoa
Quando o cliente pede, quando aparece uma palavra-chave cadastrada, quando o agente não consegue ajudar depois de duas tentativas, em reclamação séria e ao atingir o limite de mensagens da conversa.
Horário de funcionamento
Por padrão, o agente agenda a qualquer hora. Se preferir, ligue o horário de funcionamento: fora dele, o agente envia uma mensagem de aviso por dia e responde o que ficou pendente quando o horário abre.
Falta no atendimento (no-show)
A ConverZAP não detecta falta sozinha. A equipe marca uma etiqueta ou move o negócio para "Não compareceu", e essa etapa pode disparar uma automação com template aprovado para oferecer um novo horário.
LGPD e opt-out
Você define por quantos dias o conteúdo das conversas do agente fica guardado (de 1 a 730). Se o contato responde SAIR, PARAR ou STOP, o opt-out é registrado e as automações deixam de enviar mensagens para ele.
Regras do WhatsApp para confirmações e lembretes
Janela de 24 horas
Segundo a Meta, a empresa pode mandar mensagem livre até 24 horas depois da última mensagem do cliente. Enquanto o cliente conversa, o agente responde livremente. Um lembrete dias depois já cai fora da janela e precisa de template aprovado.
Templates e categorias
As categorias são marketing, utilidade e autenticação. Confirmação e lembrete de agendamento costumam entrar em utilidade, mas quem define a categoria final é a Meta, na análise. Promoção junto do lembrete tende a virar marketing. Veja o passo a passo de templates.
Anúncios de clique para o WhatsApp
Quando a conversa começa por um anúncio de clique para o WhatsApp e a empresa responde em até 24 horas, a Meta abre uma janela gratuita de até 7 dias, no app para Android e iOS. É tempo para o agente agendar e confirmar.
Opt-in e qualidade do número
Envie lembretes só para quem deu permissão e deixe claro como sair. Bloqueios e denúncias derrubam a qualidade do número. A tela Saúde do WhatsApp mostra a qualidade e o limite de cada número. Entenda o opt-in no WhatsApp.
Custos da Meta
A partir de 01/10/2026, a Meta cobra por mensagem entregue: marketing R$ 0,3217; utilidade, autenticação e serviço R$ 0,035. Cada número tem 1.000 mensagens de serviço gratuitas por mês. Confira a tabela oficial da Meta e estime na calculadora de custo da API.
Na prática, por segmento
Clínicas e consultórios
O agente marca a avaliação ou a primeira consulta no Cal.com sem pedir dados de saúde que o roteiro não precisa. Exames, convênios e casos clínicos vão para a recepção com a conversa inteira. Saiba mais
Academias e estúdios
Quem chega pelo anúncio marca a aula experimental na mesma conversa. O negócio vai para a etapa "Aula agendada" e o professor vê o contato no funil. Saiba mais
Escolas e cursos
Pais e alunos agendam a visita ou a conversa com a secretaria. O convite chega por e-mail e a automação envia as orientações da visita. Saiba mais
Imobiliárias
O agente marca a conversa com o corretor e inclui o segundo interessado como convidado. Mudança de horário vai direto para o corretor. Saiba mais
Serviços B2B e consultorias
O agente agenda a reunião de diagnóstico com link de videochamada do evento do Cal.com. Para qualificar antes de marcar, combine com o SDR com IA da ConverZAP.
Anúncios de clique para o WhatsApp
O lead do anúncio é atendido na hora e sai da conversa com horário marcado, dentro da janela gratuita aberta pela Meta. Saiba mais
Integrações
Cal.com
Horários livres e agendamentos pela API do Cal.com, com a chave da sua conta. O convite e os e-mails do agendamento seguem a configuração do seu evento no Cal.com.
API oficial do WhatsApp (Meta)
O agente atende um número conectado pela API oficial. As conversas aparecem na caixa de Conversas da ConverZAP.
Funil, Contatos e Automações
O CRM é o da própria ConverZAP: cadastro do contato, etiquetas, negócio no funil e automações de confirmação, sem integração extra.
Ferramenta HTTP (n8n, Make, sistema próprio)
Se você usa outro sistema, o agente pode chamar o seu endpoint durante a conversa, com os parâmetros que você definir.
Provedores de IA
Gemini, Anthropic ou OpenAI, com a chave cadastrada no workspace. O consumo fica registrado no módulo Custos.
Agenda manual × link de agenda × agente de IA que agenda
| Critério | Agenda manual no WhatsApp | Link de agenda na conversa | Agente de IA que agenda (ConverZAP) |
|---|---|---|---|
| Tempo de resposta | Quando alguém vê a mensagem | Quando alguém manda o link | Na hora, inclusive fora do expediente, se você quiser |
| Onde o cliente escolhe | Na conversa, com idas e voltas | Fora do WhatsApp, numa página | Na própria conversa, entre opções livres |
| Dúvidas antes de marcar | A equipe responde | Ficam sem resposta | O agente responde com a sua base e transfere se precisar |
| Horário ocupado | Risco de marcar em cima | A página mostra só os livres | Consulta o Cal.com e oferece outro se o horário foi ocupado |
| Confirmação e lembrete | Manual | E-mail da ferramenta de agenda | Automação com template aprovado, que para na resposta |
| Remarcação | Manual | Pelo link, sem a equipe saber | Transferida para a equipe com a conversa inteira |
É para você se…
- Negócios que vivem de horário marcado: clínicas, estúdios, escolas, consultorias
- Quem recebe pedidos de horário fora do expediente e perde gente até responder
- Empresas que já usam ou podem usar o Cal.com como agenda
- Times que querem o agendamento registrado no funil, não só na agenda
- Quem anuncia com clique para o WhatsApp e quer agendar na mesma conversa
Talvez não seja o momento se…
- Quem precisa que a IA remarque e cancele sozinha: hoje isso fica com a equipe
- Agendas que não estão no Cal.com e não podem ser conectadas a ele
- Lembrete fora da janela de 24h sem template aprovado: a regra é da Meta e vale para todos
Em qual plano está
Agentes de IA, Automações, Templates, Funil e Conversas estão em todos os planos. Essencial (R$ 197/mês): 1 agente ativo, 1 número e até 3 usuários. Vendas (R$ 497/mês): 3 agentes ativos, 3 números e até 10 usuários. Completo (R$ 997/mês): agentes sem limite, 5 números e até 20 usuários. O agendamento usa a sua conta do Cal.com, e a IA roda com a chave do provedor que você cadastra (Gemini, Anthropic ou OpenAI). As tarifas das mensagens do WhatsApp são pagas à parte, direto à Meta. Veja os detalhes em Planos.
Comparar planosPerguntas frequentes
É uma ferramenta que marca horários dentro da conversa do WhatsApp. Na ConverZAP, um agente de IA coleta nome e e-mail, consulta os horários livres no Cal.com, oferece opções e cria o agendamento. Confirmações e lembretes fora da janela de 24 horas saem por template aprovado pela Meta.
Com o Cal.com, pela chave de API da sua conta. A ConverZAP consulta e marca só no Cal.com. Para um sistema próprio, o agente pode chamar um endpoint seu pela ferramenta HTTP.
O agente só oferece horários que o Cal.com mostra como livres. Se outra pessoa ocupar o horário enquanto o cliente decide, o Cal.com recusa a marcação e o agente oferece outra opção.
Sim. O Cal.com usa o e-mail para criar o agendamento e enviar o convite. O agente pede o e-mail na conversa, valida o formato e grava no cadastro do contato. O telefone do WhatsApp vai junto no agendamento.
Depois de marcar, o agente aplica uma etiqueta ou move o negócio no funil, e isso dispara uma automação com template aprovado e botões de resposta. A espera conta a partir da etiqueta, não do horário marcado. Para lembrete com data exata, a equipe envia o template pela caixa de Conversas.
O agente não altera agendamentos existentes. Cadastre “remarcar” e “cancelar” como palavras de transferência: a conversa vai para a equipe, que ajusta no Cal.com. Os e-mails do próprio Cal.com seguem a configuração do seu evento.
Sim, por padrão ele responde a qualquer hora. Se você preferir, ligue o horário de funcionamento no agente: fora dele, ele envia uma mensagem de aviso e responde quando o horário abre.
A assinatura da ConverZAP não inclui as tarifas da Meta. A partir de 01/10/2026, a Meta cobra por mensagem entregue: utilidade e serviço R$ 0,035, marketing R$ 0,3217, com 1.000 mensagens de serviço gratuitas por número a cada mês. Veja a tabela oficial e a calculadora.
Nenhuma ferramenta elimina esse risco. O que ajuda: usar a API oficial, mandar só para quem pediu o agendamento, usar template aprovado, respeitar o pedido de saída e enviar em horário comercial. A tela Saúde do WhatsApp mostra a qualidade do número.
Não. Você conecta o Cal.com em Integrações, escolhe o modelo “Agendamento de horários”, informa o ID do tipo de evento, testa no simulador e ativa no número. A automação de confirmação é montada na tela. Veja também como criar templates.
Material grátis
Kit de Modelos de Mensagem (Templates) para WhatsApp em PDF. Baixar o guia
Base técnica: guia completo da API oficial do WhatsApp.
Para se aprofundar
Agendamento automático pelo WhatsApp: otimize rotinasWhatsApp para Clínicas: Agendamento, Lembretes e ConfirmaçãoTemplate WhatsApp com Botões: Lembretes, Cobranças e ConfirmaçõesAtendimento humano e IA no WhatsApp: escale vendasAnúncios de clique para o WhatsApp: Como Escalar VendasOutras soluções
Pedido de horário atendido na hora, até fora do expediente
Conecte o Cal.com, comece pelo modelo de agendamento, teste no simulador e ative no seu número da API oficial. A automação confirma por template aprovado e a equipe cuida das exceções.
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