Automação de WhatsApp: jornadas que mandam a mensagem certa na hora certa
A automação de WhatsApp da ConverZAP começa sozinha quando algo acontece com o contato e segue os passos que você montou: template aprovado, texto livre na janela de 24 horas, e-mail, espera, mudança no funil e etiqueta. Tudo pela API oficial do WhatsApp, com parada automática quando o cliente responde e sem enviar para quem pediu para sair. Para pedir dados ao cliente em telas dentro do WhatsApp, veja os WhatsApp Flows.
- 8 gatilhos: etapa do funil, lista, etiqueta, segmento, resposta, palavra-chave, disparo recorrente e manual
- Jornadas com WhatsApp, e-mail, esperas e decisões por resposta
- Para sozinha quando o contato responde ou pede para sair
- Resultado de cada passo para ver onde a jornada perde gente
Negócio entrou em “Orçamento enviado”. Automação “Retorno do orçamento” iniciada.
Oi, Paula! Aqui é da Marcenaria Bela Casa. Conseguiu ver o orçamento do seu armário? Posso tirar alguma dúvida?
Aguardando resposta por 2 dias.
Vi sim! Dá para parcelar em 10 vezes?
O contato respondeu: a jornada parou e a conversa foi para a equipe.
Exemplo fictício
O que é automação de WhatsApp?
Automação de WhatsApp é uma regra que manda mensagens e faz tarefas sozinha a partir de um acontecimento: um negócio que muda de etapa no funil, um contato que entra numa lista, recebe uma etiqueta ou escreve uma palavra-chave. Na ConverZAP, cada automação tem um gatilho (quando começa) e uma sequência de passos (o que acontece), com envio pela API oficial do WhatsApp, templates aprovados pela Meta e parada automática quando o contato responde ou pede para sair.
Ela é diferente da mensagem automática do app WhatsApp Business, que só responde “estou ausente” ou dá boas-vindas. A automação liga o WhatsApp ao funil e à base de contatos: quem está em cada etapa recebe a mensagem daquela etapa, e o que o contato faz muda o caminho. O follow-up automático é um dos usos mais comuns; esta página mostra a ferramenta inteira.
Sem automação × com a automação WhatsApp da ConverZAP
| Antes | Com a ConverZAP |
|---|---|
| O vendedor lembra de retomar o orçamento dias depois, ou nunca. | A jornada começa sozinha quando o negócio entra na etapa. |
| Cada pessoa da equipe manda uma mensagem diferente. | Todo contato da etapa recebe a mesma sequência, com o mesmo tom e o nome dele. |
| O cliente responde e ainda recebe o lembrete seguinte. | A jornada para na resposta e a conversa segue com a equipe ou o agente. |
| Quem pediu para sair continua recebendo mensagem. | O pedido de saída encerra a jornada e bloqueia novos envios. |
| Alguém precisa lembrar de mover o card no funil. | Um passo da jornada move o negócio e aplica a etiqueta. |
| A lista de reativação sai toda de uma vez e derruba a qualidade do número. | O disparo recorrente chama N contatos por dia, dentro do limite do número na Meta. |
Como funciona
O editor tem duas partes: “Quando começa”, com o gatilho, e “O que acontece”, com os passos. Não precisa de código, e a jornada aparece desenhada na tela, com as duas saídas de cada “aguardar resposta”.
1. Escolha o gatilho
O gatilho diz quem entra na jornada: um negócio que entra numa etapa do funil, um contato que entra numa lista ou num segmento, recebe uma etiqueta, responde no WhatsApp ou escreve uma palavra-chave. Também dá para chamar uma fila de contatos por dia ou inscrever uma lista à mão.
2. Monte os passos
Combine template do WhatsApp, texto livre, e-mail, esperas, “aguardar resposta”, mover no funil, etiqueta e prioridade da conversa, na ordem que quiser, até 30 passos. Os templates são os mesmos aprovados para o disparo em massa.
3. Defina como as mensagens saem
Escolha o número que envia, o horário de envio (de que hora a que hora, no horário de Brasília, e se só em dias úteis) e se a jornada para quando o contato responde. Na palavra-chave, a resposta sai pelo número em que o contato escreveu.
4. Ative e acompanhe
Com a automação ativa, os contatos entram sozinhos. A aba Resultados mostra quantos estão em cada passo, quantos terminaram e onde a jornada perdeu gente. Cada contato tem o registro do que aconteceu com ele.
Funcionalidades da automação de WhatsApp
Gatilhos: quando a jornada começa
Negócio entrou numa etapa
O funil puxa a mensagem certa.
Começa quando um negócio do contato é criado ou movido para a etapa escolhida, à mão, pelo agente de IA ou por outra automação. É a base do follow-up automático e da confirmação de agendamento.
Lista, etiqueta ou segmento
Leads importados, de formulário ou de um perfil.
Entrou numa lista (importação, formulário do site ou à mão), recebeu uma etiqueta (de uma pessoa, do agente ou de outra automação) ou passou a cumprir as regras de um segmento, conferido a cada 10 minutos.
Palavra-chave ou botão
O contato escreve “CATÁLOGO” e a resposta sai na hora.
Até 20 palavras ou frases por automação, com “contém”, “exata” ou “começa com”, sem diferença de acento ou maiúscula. Também vale o toque num botão de um template seu. “SAIR” nunca dispara automação.
Respondeu no WhatsApp
Reaja a quem voltou a falar.
Começa quando o contato responde qualquer mensagem sua. Com esse gatilho e o da palavra-chave, a jornada pode responder em texto livre, sem template, porque a janela de 24 horas está aberta.
Disparo recorrente
Reative a base aos poucos, todo dia.
Nos dias e na hora marcados, a automação chama até N contatos de uma etapa, lista, segmento, etiqueta ou da base toda, dos mais antigos, dos mais novos ou pela nota do enriquecimento. Quem já recebeu não entra de novo. Diferente do disparo em massa, que sai de uma vez.
Manual
Você decide quando a lista entra.
Ninguém entra sozinho: você inscreve os contatos de uma lista quando quiser, como numa campanha pontual que precisa de uma sequência depois.
Passos: o que acontece
WhatsApp com template aprovado
Funciona a qualquer momento.
Manda um template aprovado pela Meta, com o nome do contato, campos personalizados e mídia no cabeçalho. Fora da janela de 24 horas, é o único jeito de chamar alguém. Veja o passo a passo de templates.
Texto livre e botões
Responde sem template, dentro da janela.
Nos gatilhos de palavra-chave e de resposta, a jornada responde com texto livre, botões ou link, pelo número em que o contato escreveu. Passadas 24 horas da última mensagem do contato, esse passo é pulado.
E-mail na mesma jornada
WhatsApp e e-mail juntos.
Manda um modelo de e-mail pelo seu servidor SMTP, com abertura e clique medidos. Os modelos são do módulo E-mail marketing, incluído no plano Completo.
Esperar e aguardar resposta
O ritmo é seu.
Espere dias ou horas (até 90 dias) antes do próximo passo. O “aguardar resposta” espera de 1 a 30 dias e decide o que fazer se o contato responder e se não responder: continuar ou encerrar.
Funil, etiqueta e prioridade
O CRM se atualiza sozinho.
Mova o negócio do contato para uma etapa (ou crie um, se não houver), aplique uma etiqueta e mude a prioridade da conversa na caixa. O CRM para WhatsApp fica em dia sem ninguém arrastar card.
Iniciar outra automação
Jornadas que conversam entre si.
Um passo coloca o contato em outra jornada, por exemplo, do pós-venda para a reativação. A ConverZAP recusa a automação que chama a si mesma ou que forma um ciclo.
Freios que protegem o seu número
Para quando o contato responde
Ninguém recebe lembrete depois de responder.
Ligue “parar quando responder” e a jornada encerra assim que chega uma resposta, sem esperar o prazo do passo. A conversa segue com a equipe na caixa ou com o agente de IA.
Opt-out em todos os passos
Quem pede para sair, sai.
Quem responde SAIR, PARAR ou STOP tem a jornada encerrada e não recebe novos envios de nenhuma automação ou campanha.
Uma vez por automação
Sem laço entre jornadas.
Cada contato passa uma vez por automação. Isso impede o laço de uma jornada que move o negócio para a etapa que dispara outra. Na palavra-chave, você define depois de quantas horas a mesma pessoa pode recomeçar.
Limite do número e qualidade
A automação divide o teto com as campanhas.
O que a automação manda conta no limite diário do número na Meta, junto com as campanhas. Sem sobra, a execução espera e tenta de novo. No disparo recorrente, qualidade amarela manda metade e vermelha segura até melhorar.
Erro não queima o contato
Configuração errada não perde ninguém.
Template não aprovado, etapa excluída ou SMTP recusando deixam o motivo na tela, e a execução tenta de novo em 30 minutos, sem perder o contato. Se a Meta avisa que não entregou um template, a jornada daquele contato encerra com o motivo no registro.
Com o agente de IA (planos Vendas, Completo e Enterprise)
O agente dispara jornadas
A conversa vira ação.
Nas intenções do agente de IA, uma das ações é colocar o contato numa automação. Exemplo: o cliente diz que quer o catálogo e o agente inscreve na jornada de catálogo. Veja o chatbot com IA da ConverZAP.
Follow-up do próprio agente
Quem parou de responder ao agente é retomado.
Além das jornadas, o agente pode mandar os toques seguintes para quem sumiu no meio da conversa, nos tempos que você definir e dentro das regras do WhatsApp.
Lembretes de reunião
Até 4 lembretes antes do horário.
Quando o agente marca uma reunião, ele manda lembretes antes dela, como 24 horas e 2 horas antes. Veja o agendamento pelo WhatsApp.
Quem responde a palavra-chave
A automação não briga com o agente.
Se o agente ativo no número tem uma intenção para a mesma palavra, quem responde é o agente. Se um atendente está na conversa, a automação também não responde. A tela mostra isso antes de você ativar.
Acompanhamento
Resultados por passo
Veja onde a jornada perde gente.
A aba Resultados mostra quantos contatos estão em cada passo e quantos já terminaram, para você ajustar o texto ou o tempo do ponto em que a jornada perde gente.
Registro de cada contato
O que aconteceu, passo a passo.
Cada execução guarda o que foi enviado, o que foi pulado e por quê, como variável sem valor ou contato sem e-mail. Na palavra-chave, a conversa ganha uma nota dizendo qual automação disparou.
Exemplo de automação (fictício)
Uma loja de cosméticos divulga no Instagram: “mande CUPOM no nosso WhatsApp”. Veja a jornada que roda sozinha.
ClienteCUPOM
SistemaPalavra-chave “cupom” na automação “Cupom de novembro”. Nenhum agente ou atendente na conversa: a automação responde.1
AutomaçãoOi! Seu cupom é NOV10, com 10% de desconto até domingo. [Quero ajuda para escolher] [Só o cupom, obrigada]
SistemaEtiqueta “cupom-novembro” aplicada. Aguardando resposta por 3 dias.
Sistema3 dias sem resposta. Template “lembrete do cupom” enviado dentro do horário de envio.2
AutomaçãoOi, Renata! Seu cupom NOV10 vale até domingo. Quer ajuda para escolher? Responda SAIR para não receber mais.
Cliente[toque] Quero ajuda para escolher
SistemaO contato respondeu: a jornada parou e a conversa foi para a fila da equipe.3
AtendenteOi, Renata! Sou a Bia. Me conta o seu tipo de pele que eu te indico o kit certo.
- 1A palavra-chave dispara a automação. Como ninguém está na conversa e o agente não tem intenção para “cupom”, a automação responde com texto livre e botões.
- 2Passado o prazo do “aguardar resposta”, o lembrete sai por template aprovado, porque a janela de 24 horas já fechou.
- 3Com “parar quando responder” ligado, o toque no botão conta como resposta: a jornada encerra e a consultora assume.
Controle e limites da automação
Fora da janela, só template
Texto livre e botões só saem dentro das 24 horas depois da última mensagem do contato. Fora disso, a jornada usa template aprovado pela Meta, e o passo de texto livre é pulado.
Decisões no meio da jornada
O caminho muda pela resposta: no “aguardar resposta” você escolhe continuar ou encerrar quando o contato responde e quando não responde. Não há ramificação por outros campos dentro da mesma jornada; para isso, use etiquetas e outra automação.
Sem gatilho por data
Ainda não há gatilho por data, como aniversário ou vencimento. Para essas datas, um campo ou uma lista com o contato pode alimentar uma jornada manual ou recorrente.
A automação e o agente
Quando a automação responde uma palavra-chave, o agente de IA não vê aquela mensagem no contexto dele. Se o agente tem uma intenção para a mesma palavra, quem responde é o agente.
Limites do plano
O template da automação conta no limite mensal de contatos do plano, junto com o disparo: até 5.000 no Essencial, 20.000 no Vendas e sem limite no Completo. Automações de palavra-chave ativas: 3 no Essencial e sem limite do Vendas em diante.
O que a automação não faz
Não envia em grupos do WhatsApp, não manda para quem pediu para sair, não garante resposta nem venda e não substitui o opt-in: só chame quem autorizou receber mensagens da empresa.
Regras do WhatsApp para automação de mensagens
Janela de 24 horas
Segundo a Meta, a empresa pode mandar mensagem livre até 24 horas depois da última mensagem do cliente. Fora dela, só com template aprovado. A automação segue essa regra em cada passo.
Categorias de template
Templates são aprovados nas categorias marketing, utilidade ou autenticação. Lembrete de pagamento e confirmação costumam ser utilidade; promoção é marketing. Veja o passo a passo de templates.
Opt-in e descadastro
Mande mensagem ativa só para quem aceitou, e deixe claro como sair. Quem responde SAIR, PARAR ou STOP fica marcado e sai de todas as jornadas. Veja como coletar o opt-in no WhatsApp.
Limite diário e qualidade
Cada número tem um limite diário de contatos que pode chamar com template, definido pela Meta, e uma nota de qualidade que cai com bloqueios e denúncias. A automação respeita esse teto e o divide com as campanhas.
Custos da Meta
Desde 01/10/2026, a Meta cobra por mensagem entregue. No Brasil, marketing custa R$ 0,3217 e utilidade, autenticação e serviço custam R$ 0,035, com 1.000 mensagens de serviço grátis por número a cada mês. Confira a tabela oficial da Meta e simule na calculadora de custo da API.
Automação de WhatsApp para empresas, por segmento
Clínicas
Confirmação por template quando a consulta entra em “Agendado”, lembrete de retorno depois de meses e reativação de pacientes parados, só com quem autorizou.
Imobiliárias
Quem pede informação de um imóvel recebe a ficha na hora pela palavra-chave, e quem visitou e não respondeu recebe um toque em 2 dias.
Escolas e cursos
Sequência de matrícula para quem pediu a grade, lembrete da aula experimental e convite para a próxima turma para quem não fechou.
Academias e estúdios
Boas-vindas ao aluno novo, lembrete da aula experimental e reativação de quem cancelou, em ritmo diário com o disparo recorrente.
Lojas e e-commerce
Cupom por palavra-chave, pós-venda com pedido de avaliação e reativação de clientes antigos, com e-mail na mesma jornada no plano Completo.
Empresas de software
Sequência para quem está no teste grátis, conforme a etapa do funil, e retomada de propostas paradas.
Exemplos completos por setor: agente de IA no WhatsApp por segmento.
Integrações
API oficial do WhatsApp (Meta)
As mensagens saem pelo número conectado pela Cloud API da Meta, inclusive o número que segue no app por coexistência. As respostas chegam na caixa de entrada da equipe.
Funil e contatos
Os gatilhos e os passos usam o CRM para WhatsApp: etapas, listas, etiquetas, segmentos e campos personalizados nas variáveis do template.
Formulários do site
O lead que preenche um formulário do seu site entra numa lista do CRM, e a lista pode começar uma jornada na hora.
E-mail pelo seu SMTP
O passo de e-mail usa os modelos do E-mail marketing (plano Completo) e o seu servidor de envio, com abertura e clique medidos.
Agente de IA
O agente aplica etiquetas e move o funil, e isso pode começar uma jornada. Inscrever o contato direto numa automação pelas intenções do agente é dos planos Vendas, Completo e Enterprise.
Webhook, Zapier e n8n
O passo “Chamar webhook” avisa um sistema seu com os dados do contato (recurso do plano Enterprise). O app do ConverZAP no Zapier e o node do n8n ligam contatos e negócios a outros apps nos planos Vendas, Completo e Enterprise.
Mensagem automática do app × envio manual × automação na ConverZAP
| Critério | Mensagem automática do WhatsApp Business | Envio manual da equipe | Automação de WhatsApp (ConverZAP) |
|---|---|---|---|
| Quando a mensagem sai | Só quando o cliente escreve | Quando alguém lembra | Quando o contato muda de etapa, lista, etiqueta ou escreve uma palavra |
| Mensagem fora da janela de 24 h | Não manda | Template, um por um | Template aprovado, no ritmo da jornada |
| Sequência com esperas | Não tem | Planilha e agenda | Até 30 passos, com esperas e “aguardar resposta” |
| Para quando o cliente responde | Não se aplica | Depende de quem envia | Sim, sozinha |
| Funil e etiquetas | Não tem | Atualização manual | Passos movem o negócio e aplicam etiquetas |
| Quem pediu para sair | Controle manual | Controle manual | Bloqueado em todas as jornadas |
| E-mail junto | Não | Outra ferramenta | Na mesma jornada (plano Completo) |
| Resultado | Não mede | Contagem manual | Resultado por passo e registro por contato |
Comparativos com outras plataformas, com preços conferidos e datados: alternativas à ConverZAP.
É para você se…
- Você perde venda porque ninguém retoma o orçamento ou a proposta
- Quer que cada etapa do funil tenha a sua mensagem, sem depender da memória da equipe
- Divulga uma palavra no Instagram ou no anúncio e quer responder na hora
- Tem uma base antiga para reativar sem derrubar a qualidade do número
- Quer WhatsApp e e-mail na mesma jornada
Talvez não seja o momento se…
- Você quer mandar para listas compradas ou sem opt-in
- Precisa de jornadas que decidem por muitos campos ao mesmo tempo, num fluxo só
- Quer automatizar grupos do WhatsApp
Em qual plano está a automação de WhatsApp
Automações, Funil, Templates e Conversas estão em todos os planos: Essencial (R$ 197/mês, 1 número, 3 usuários, até 5.000 contatos por mês em disparos e automações), Vendas (R$ 497/mês, 3 números, 10 usuários, até 20.000 por mês) e Completo (R$ 997/mês, 5 números, 20 usuários, sem limite de contatos no plano). Automações de palavra-chave ativas: 3 no Essencial e sem limite do Vendas em diante. O disparo recorrente em mais de um dia por semana, a ação de automação pelo agente de IA, o follow-up do agente e os lembretes de reunião são dos planos Vendas, Completo e Enterprise (liberados no teste grátis). O passo de e-mail usa o módulo E-mail marketing, do plano Completo, e o passo “Chamar webhook” é do Enterprise. As tarifas das mensagens do WhatsApp são pagas à parte, direto à Meta: a ConverZAP não cobra nem repassa. Veja os detalhes em Planos.
Comparar planosPerguntas frequentes
Automação de WhatsApp é uma regra que manda mensagens e faz tarefas sozinha a partir de um acontecimento: um negócio que muda de etapa no funil, um contato que entra numa lista, recebe uma etiqueta ou escreve uma palavra-chave. Na ConverZAP, cada automação tem um gatilho (quando começa) e uma sequência de passos (o que acontece), com envio pela API oficial do WhatsApp, templates aprovados pela Meta e parada automática quando o contato responde ou pede para sair.
A mensagem automática do app só responde ausência ou boas-vindas a quem escreve. A automação da ConverZAP começa por eventos do funil e da base, manda templates fora da janela de 24 horas, espera, decide pela resposta e atualiza o CRM. Veja também as mensagens automáticas do WhatsApp Business.
É, quando segue as regras: envio pela API oficial, template aprovado fora da janela de 24 horas, opt-in de quem recebe e saída fácil. A ConverZAP aplica essas regras em cada passo. O risco de bloqueio é menor do que em ferramentas não oficiais, mas a Meta acompanha a qualidade do número.
Para, se você ligar “parar quando responder”. A resposta encerra a jornada na hora, e a conversa segue com a equipe ou com o agente de IA. Quem pede para sair também tem a jornada encerrada.
Dá. A automação de palavra-chave responde em texto livre, com botões ou link, quando o contato escreve a palavra ou toca num botão de template. Se o agente de IA tem uma intenção para a mesma palavra, quem responde é o agente.
O disparo em massa manda uma campanha para uma lista de uma vez. A automação manda cada mensagem no momento de cada contato, em sequência, e para quando ele responde. O disparo recorrente da automação fica no meio: chama alguns contatos por dia.
Pode, com os modelos do E-mail marketing, que é do plano Completo, e o seu servidor SMTP. Abertura e clique são medidos.
As automações estão em todos os planos da ConverZAP, a partir de R$ 197 por mês. A Meta cobra as mensagens à parte: no Brasil, marketing R$ 0,3217 e utilidade e serviço R$ 0,035 por mensagem entregue. Confira a tabela oficial e a calculadora.
Não. O editor é visual, com gatilho e passos em cartões. Só o passo “Chamar webhook”, para avisar um sistema seu, pede alguém que conheça esse sistema. Para conectar o número, siga o passo a passo da API oficial.
Funciona. Por coexistência, o número continua no app do celular e passa a enviar também pela API oficial, com as automações, a caixa da equipe e o agente.
Comece por um caso
O uso mais comum é retomar quem parou de responder. Veja o follow-up automático no WhatsApp com cadências prontas por etapa do funil.
Base técnica: guia completo da API oficial do WhatsApp.
Outras soluções
Monte a sua primeira automação de WhatsApp
Conecte o número pela API oficial, escolha um gatilho, monte os passos e ative. A jornada para sozinha quando o contato responde ou pede para sair.
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